Event-Catering mit digitalen Menüs – Flexibel & Skalierbar

Herausforderungen im Event-Catering

Event-Catering ist komplex: Jedes Event hat ein eigenes Menü, eigene Gästezahl und eigene Anforderungen. Gleichzeitig müssen oft mehrere Events parallel verwaltet werden.

SpeiseCloud wurde für genau diese Flexibilität entwickelt: Erstellen Sie für jedes Event ein individuelles Menü, versehen Sie es mit temporären QR-Codes und verwalten Sie alle Events zentral in einem Dashboard.

Features für Event-Caterer

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Multi-Event-Management

Verwalten Sie unbegrenzt viele Events parallel. Jedes Event erhält ein eigenes Menü, eigene QR-Codes und eigene Analytics. Klare Trennung zwischen Events – keine Verwechslungen.

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Temporäre QR-Codes

QR-Codes sind nur während des Events aktiv. Nach Event-Ende werden sie automatisch deaktiviert. Perfekt für einmalige Events wie Hochzeiten oder Firmenfeiern.

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Gruppen-Bestellung

Gäste an einem Tisch können gemeinsam bestellen. Eine Person startet die Bestellung, andere können beitreten. Am Ende: Eine Rechnung oder geteilte Zahlung möglich.

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Menü-Varianten

Klassisch, vegetarisch, vegan, glutenfrei – alle Menü-Varianten auf einen Blick. Gäste wählen ihre Option, Küche sieht sofort, wie viele von welcher Variante benötigt werden.

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Pre-Order für Gäste

Bei größeren Events können Gäste vorab ihre Menü-Wahl treffen. Sie scannen einen Link in der Einladung, wählen Vor-/Hauptspeise/Dessert – fertig. Planungssicherheit für Caterer.

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Flexible Abrechnung

Pauschale pro Person, Open Bar, À-la-carte oder Hybrid-Modelle – SpeiseCloud unterstützt alle Abrechnungsmodelle. Automatische Rechnungserstellung nach Event.

Event-Typen & Lösungen

Besonderheiten: Menü-Vorauswahl durch Gäste, Sitzplan-Integration, individuelle Gestaltung passend zum Hochzeitsthema, Gruppen-Bestellung für Tische.

SpeiseCloud-Lösung: Pre-Order-System mit Link in Einladung, individuelles Design in Hochzeitsfarben, automatische Zuordnung zu Tischen, Zusammenfassung für Küche.

Besonderheiten: Häufig mehrtägig, verschiedene Catering-Stationen, Coffee Breaks, Lunch Buffets, Gala-Dinner. Unterschiedliche Abrechnungen pro Veranstaltungsteil.

SpeiseCloud-Lösung: Mehrere Sub-Events unter einem Event-Dach, QR-Codes für verschiedene Stationen, automatisches Tracking von Konsumationen, flexible Abrechnungsoptionen.

Besonderheiten: Hohe Gästezahl, schneller Durchsatz nötig, oft schlechte Internetverbindung, viele Food-Trucks/Stände.

SpeiseCloud-Lösung: Offline-Modus für schlechte Verbindungen, Quick-Order für schnelle Bestellungen, zentrale Verwaltung aller Stände, kontaktlose Payment-Lösungen.

Besonderheiten: Temporäre Locations, wechselnde Menüs, häufig mehrere Events pro Woche, Marketing-Integration.

SpeiseCloud-Lösung: Schnelle Event-Erstellung mit Templates, automatische Social-Media-Integration, QR-Codes zum Ausdrucken, Analytics für Event-Optimierung.

Workflow: Von Buchung bis Abrechnung

Event-Buchung: Kunde bucht Event, Sie erstellen Event in SpeiseCloud mit Datum, Location und Gästezahl.
Menü-Erstellung: Laden Sie das vereinbarte Menü hoch (oder nutzen Sie Templates). Passen Sie Design an Event-Thema an.
Pre-Order (optional): Versenden Sie Link an Gäste, damit sie vorab ihre Menü-Wahl treffen können.
QR-Code-Generierung: System erstellt temporäre QR-Codes für Tische oder Bereiche. Diese drucken Sie aus oder stellen sie digital bereit.
Event-Tag: Gäste scannen QR-Codes, bestellen (falls À-la-carte) oder sehen Pre-Order. Bestellungen gehen in Echtzeit an Küche.
Echtzeit-Tracking: Dashboard zeigt alle Bestellungen live. Küche sieht Anzahl je Gericht, Service sieht offene Tische.
Abrechnung: Nach Event: Automatische Rechnungserstellung basierend auf Konsumationen. Export für Buchhaltung.

Erfolgsbeispiel: "EventGaumen Catering"

Ausgangslage: Catering-Unternehmen mit 15-20 Events pro Monat (Hochzeiten, Firmenfeiern, Konferenzen). Komplexe Menü-Verwaltung, viele Excel-Listen, hoher Organisationsaufwand.

Herausforderungen: Pre-Orders per E-Mail unübersichtlich, Änderungen in letzter Minute schwer umzusetzen, keine digitale Bestellung vor Ort, manuelle Abrechnungen fehleranfällig.

Lösung: Komplette Umstellung auf SpeiseCloud. Alle Events zentral verwaltet, Pre-Order-System für Gäste, QR-Codes für À-la-carte-Events, automatische Rechnungserstellung.

Ergebnisse nach 6 Monaten:

-70%

Orga-Aufwand

+35%

Events/Monat

95%

Pre-Order-Rate

100%

Fehlerfreie Rechnungen

Auf einen Blick

✓ Unbegrenzte Events
✓ Temporäre QR-Codes
✓ Pre-Order-System
✓ Gruppen-Bestellung
✓ Flexible Abrechnung
✓ Offline-Modus

Perfekt für

✓ Event-Caterer
✓ Hochzeits-Catering
✓ Festival-Stände
✓ Pop-Up-Restaurants
✓ Konferenz-Catering
✓ Food-Trucks

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